Vivimos en un entorno en el cual estamos rodeados de tecnología. Desde que nos despertamos hasta que nos dormimos, interactuamos con distintas tecnologías digitales que simplifican nuestros quehaceres cotidianos y, en palabras simples, nos hacen la vida más fácil.
4 horas y 49 minutos es el tiempo promedio que le dedicamos al uso de nuestros móviles en el día1, ya sea para interactuar con otras personas, comunicarnos, entretenernos, o simplemente pasar el rato. Durante ese mismo período de tiempo en el cual estamos expuestos a nuestros móviles, navegamos de entre 10 a 20 aplicaciones 2.
Estas cifras nos permiten comprender cuán involucrada está la tecnología en nuestras vidas, y sin considerar otros tipos de tecnologías con las que interactuamos a diario, como los programas de escritorio, aplicaciones web, widgets y demás herramientas digitales. Estos (y otros tipos de) avances tecnológicos, sin duda alguna, se han convertido en parte esencial de nosotros.
Así, a medida que consumimos de dichas tecnologías digitales, nos habituamos cada vez más a su eficiencia, accesibilidad y utilidad, puesto que básicamente resuelven gran parte de nuestros problemas y optimizan casi todo lo que hacemos.
En ese mismo sentido, si la tecnología es tan útil e influye significativamente en nuestra vida diaria, ¿Por qué no aplicarla en nuestro entorno laboral? ¿Por qué no aprovechar sus beneficios y ser más productivos implementándola en nuestros espacios de trabajo?
Precisamente de eso se trata el concepto de espacio de trabajo digital, o más conocido como Digital Workplace, un modelo de organización del trabajo que propone ser más flexible sin comprometer la productividad de los trabajadores. Sin más que agregar, acompáñanos a explorar este interesante concepto y cómo está revolucionando la forma en cómo se trabaja hoy en día en aquellas empresas que deciden dar un paso adelante y confíar en la tecnología.
Qué es el Digital Workplace?
El Digital Workplace es un modelo de trabajo que busca incrementar la productividad de los trabajadores basándose en la unificación de herramientas y tecnologías digitales de una empresa. Se trata de crear un entorno laboral en donde la tecnología empresarial esté pensada, diseñada y centrada exclusivamente en los trabajadores, con la finalidad de mejorar su comunicación, colaboración y la forma en cómo interactúan a diario.
Digital Workplace es el medio por el cual los trabajadores pueden tener acceso a su trabajo de manera flexible y a realizar sus tareas y funciones en la empresa sin importar el tiempo o lugar en el cual decidan hacerlo. En la actualidad, el 70% de los trabajadores (en promedio) prefieren laborar de forma remota o híbrida 3, lo cual revela una preferencia muy interesante por parte de los trabajadores y el valor que tiene para las empresas el ofrecer puestos de trabajo flexibles.
Cabe resaltar que Digital Workplace, como tal, no consiste tan solo en implementar herramientas y tecnologías digitales. No es tan fácil como integrar nuevas herramientas a nuestro espacio de trabajo. Digital Workplace es un enfoque que consiste en evaluar detenidamente cuáles son las necesidades actuales de los trabajadores (es un enfoque employee-centric) e identificar aquellos problemas y limitaciones tecnológicas que puedan estar obstaculizando su rendimiento o productividad en su cotidianidad laboral. Una vez hecho esto, recién es posible pensar en qué tipo de herramientas implementar y evaluar cuáles son compatibles con los sistemas de la empresa.
Es interesante saber que, tanto personas como tecnologías están inmersos en el concepto del Digital Workplace. Sin embargo, otro eje que también juega un rol muy interesante dentro de este esquema son los procesos de la empresa, aquellos que se buscarán eficientar por medio de las tecnologías y herramientas digitales.
A continuación, precisamente, revisaremos cuáles son los ejes principales de un Digital Workplace, y cuál es la importancia de cada uno de estos.
¿Cuáles son los Ejes Principales del Digital Workpalce?
Un Digital Workplace busca facilitar el flujo de información dentro de la empresa, la forma en cómo interactúan y se comunican los trabajadores, al igual que la forma en cómo colaboran entre sí. Para ello, es necesario conocer en base a qué ejes principales gira el concepto de Digital Workplace. Se trata de 3 principales: las personas, la tecnología y los procesos de la empresa.
Personas
Las personas son los activos más preciados de una empresa. Son el talento que mantiene con vitalidad de una empresa, especialmente en los mercados competitivos de hoy en día. Las personas son aquellas que se ocupan de impulsar la innovación, la creatividad y la ejecución diarias de las tareas que mantienen a la empresa en constante crecimiento.
Por esa razón, el bienestar y la satisfacción de los trabajadores es de real importancia. Aquellas empresas que deciden implementar un Digital Workplace pueden aumentar la productividad de sus trabajadores hasta en un 25% 4, lo cual es evidente ya que cuando las personas están motivadas, conectadas y sienten que tienen a su disposición herramientas tecnológicas útiles y eficientes, la calidad de su trabajo y desenvolvimiento mejoran.
Es necesario destacar la importancia de las personas en el Digital Workplace, porque al final del día son las personas quienes lo hacen posible. Priorizar la experiencia del trabajador (EX o Employee Experience) y fomentar una cultura de colaboración son esenciales para hacer que cada miembro del equipo se sienta valorado y empoderado a contribuir al éxito colectivo.
Tecnología
Las herramientas y tecnologías que se implementan en un Digital Workplace buscan mejorar tanto la productividad como la calidad de vida en el trabajo de las personas. La tecnología juega un rol muy importante dentro del Digital Workplace, ya que permite a las personas y procesos funcionar de manera más eficiente, facilitando la comunicación y colaboración en las tareas diarias.
En un Digital Worplace, la tecnología supone una gran variedad de soluciones:
- Aplicaciones de comunicación
- Sistemas de gestión de proyectos
- Herramientas de automatización
- Plataformas de colaboración y de almacenamiento, entre otras.
Gracias a la tecnología, los trabajadores pueden ejercer sus funciones desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin el impedimento de perder la conexión con sus equipos o recursos de la empresa. De esta manera, nuestro segundo eje principal, la tecnología, permite mejorar no solo la eficiencia operativa de las empresas, sino que también contribuye al bienestar general de los trabajadores, reforzando su sentimiento de satisfacción y pertenencia a la empresa.
Procesos
Los procesos son los responsables de mantener a una empresa en funcionamiento, y en un Digital Workplace su optimización es indispensable para alcanzar mayores niveles de productividad. Unos procesos bien definidos y estructurados permiten a la tecnología y a las personas trabajar en sinergia, de forma tal que se asegure el cumplimiento de las tareas de forma ordenada y coherente, sin importar las circunstancias.
Especialmente en un Digital Workplace, los procesos deben ser diseñados con la idea de aprovechar las herramientas digitales que están a disposición de la empresa y que les facilite la labor a los trabajadores. Esto incluye una amplia gama de procesos que pueden ser mejorados por medio de la tecnología:
- Automatización de tareas repetitivas o rutinarias
- Programación de reuniones y eventos
- Seguimiento y gestión de proyectos
- Gestión de documentos y de la información
- Automatización de procesos de facturación de pagos, entre otros.
Un Digital Workplace permite que sus procesos sean flexibles y adaptables a la evolución de las nuevas tecnologías y métodos de trabajo, al igual que al crecimiento y escalabilidad de la empresa. Esto permite que las empresas respondan mejor y más rápido a las nuevas demandas en el mercado, a la vez que se promueve una cultura de mejora continua centrada en el trabajador.
Cuáles son los Componentes Principales del Digital Workplace?
Probablemente, cuando escuchemos el término «Digital Workplace» lo primero que se nos venga en mente sea tecnología. Si bien es cierto, este término está estrechamente vinculado a la tecnología, hemos visto cómo también las personas y los procesos empresariales son imprescindibles para abarcar por completo este concepto.
Ahora bien, si nos centramos particularmente en la tecnología, es necesario entender cuáles tecnologías son aquellas que están contenidas dentro de un Digital Workplace, aquellas que son implementadas para su uso por los trabajadores en la práctica. Pasemos a revisar las más frecuentadas en las empresas:
Herramientas de Comunicación
Las herramientas de comunicación son fundamentales para mantener a los equipos de trabajo conectados y en coordinación. Su principal función es facilitar la transmisión de información y permitir que los trabajadores colaboren de manera eficiente.
- Aplicaciones de comunicación y mensajería instantánea, como Slack, Microsoft Teams o Workplace (de Meta), facilitan la comunicación diaria mediante la creación de canales específicos para cada proyecto o departamento, lo cual mejora la organización y el flujo de información al interior de la empresa.
- Herramientas como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet permiten a los equipos realizar reuniones virtuales cada vez que lo deseen. Facilitan la colaboración en tiempo real debido a las funcionalidades de video, audio y de pantalla compartida que ofrecen, en especial cuando los miembros de equipo están dispersos geográficamente.
- Una intranet coporativa también es una muy buena opción cuando se trata de mejorar la comunicación en la empresa. Los trabajadores pueden acceder a noticias, calendario de eventos, documentos, políticas y otros recursos importantes, a través de una intranet corporativa. Una intranet bien diseñada centraliza la información de la empresa, a la vez que fomenta los espacios de colaboración de los trabajadores de forma tal que estos puedan compartir sus experiencias y observaciones, y así puedan nutrir el conocimiento de la empresa.
Espacios de Trabajo Colaborativos
Los espacios de trabajo colaborativos están diseñados para facilitar la colaboración en tiempo real entre los trabajadores. Plataformas como SharePoint, Confluence o Notion permiten a los equipos crear, editar y compartir documentos en tiempo real a la vez que se habilita la opción de colaborar simultáneamente en un mismo documento, realizar comentarios, sugerir ediciones y ver los cambios realizados.
El uso de herramientas de trabajo colaborativas ha aumentando aproximadamente en un 300% desde el 2020 5, lo cual refleja lo cuán esenciales son este tipo de herramientas en los espacios de trabajo actuales.
Tecnologías de Acceso Remoto
Una de las tecnologías de acceso remoto más utilizadas hoy en día es la VPN (Virtual Private Network), la cual permite a los trabajadores acceder a la red de la empresa de manera segura desde una conexión externa. La importancia de las VPNs radica en la seguridad que ofrece durante la transmisión de información empresarial: se encripta la información que se envía y recibe, lo cual permite proteger los datos sensibles de la empresa y garantizar que tan solo el personal autorizado tenga acceso a ellos.
Otra tecnología interesante es el escritorio remoto, la cual permite a los trabajadores acceder a su computadora desde otro dispositivo, como una laptop o una tablet. Herramientas como Microsoft Remote Desktop o TeamViewer facilitan el acceso a las aplicaciones y archivos que residen en el equipo de la oficina, lo cual permite a los trabajadores continuar su trabajo sin interrupciones, incluso si no están físicamente en la oficina.
Herramientas de Gestión de Proyectos
Estas herramientas son fundamentales en todo Digital Workplace, debido a que permiten a los equipos de trabajo planificar, organizar y ejecutar tareas de manera más eficiente.
Una de las ventajas principales que ofrecen las herramientas de gestión de proyectos es su capacidad para asignar tareas y responsabilidades de forma clara, directa y organizada. Plataformas como Asana, Trello y Monday.com permiten a los Project Managers crear listas de tareas y asignarlas a miembros específicos del equipo, establecer fechas límite y monitorear el avance de cada actividad.
Asimismo, estas herramientas ofrecen funcionalidades de seguimiento del progreso del proyecto por medio de gráficos y dashboards efectivos e intuitivos. De esta forma, los equipos pueden identificar cualquier desvío respecto al cronograma o plan iniciales del proyecto y tomar medidas correctivas de manera oportuna.
Otro de los aspectos destacables de las herrameintas de gestión de proyectos es la comunicación integrada que poseen, lo cual permite realizar comentarios y recibir notificaciones automáticas cada vez que los miembros del equipo de proyecto realizan algún cambio en el mismo. Sin duda alguna, estas funcionalidades permiten mejorar la coordinación y sinergia de los equipos a lo largo de los distintos proyectos de la empresa.
Herramientas de Almacenamiento en la Nube
Son herramientas que permiten almacenar, gestionar y acceder a grandes volúmenes de datos e información de manera segura y eficiente. Estas herramientas se ocupan de facilitar el acceso a la información y de asegurar que los archivos y documentos estén siempre actualizados y disponibles para todos los miembros del equipo.
Google Drive, Microsoft OneDrive y Dropbox permiten a los trabajadores acceder a sus documentos sin importar si se trata de una modalidad de trabajo presencial, remota o híbrida. Además de la accesibilidad a la información y la sincronización en tiempo real, otro aspecto muy importante en estas herramientas es la seguridad que pueden aportar a las empresas, ya que se trata de aplicaciones robustas que poseen medidas de seguridad avanzadas para proteger los datos de sus usuarios.
Herramientas de Feedback y Retroalimentación Continua
Las plataformas de retroalimentación en tiempo real, como Officevibe o 15Five, permiten a los empleados proporcionar feedback de manera continua y anónima. Estas herramientas facilitan el intercambio de comentarios sobre el desempeño, el ambiente de trabajo y otros aspectos importantes que permiten crear un círculo virtuoso de mejora continua del Digital Workplace.
¿Cómo el Digital Workplace Beneficia a las Empresas?
Implementar un Digital Workplace ofrece una serie de beneficios estratégicos que permiten mejorar considerablemente la forma en cómo opera una empresa y gestiona sus recursos. En efecto, las empresas pueden ahorrar hasta un 30% en costos operativos al adoptar un Digital Workplace 6. Pero los beneficios que ofrece no solo se perciben en términos de recursos, también lo en términos de satisfacción y compromiso con los trabajadores de la empresa.
A continuación, presentamos brevemente los beneficios estratégicos que ofrece el Digital Workplace a las empresas y sus trabajadores.
Mejora la Comunicación y Colaboración, y con ello la Productividad
Más allá de las herramientas, un Digital Workplace facilita la creación de una cultura de comunicación abierta y transparente. Con esto se fomenta la colaboración entre equipos, extendiéndose hasta un nivel interdepartamental, mediante el cual se eliminan silos de información y se fomenta que los equipos trabajen de manera más integrada. Como resultado, los trabajadores pueden coordinar mejor y tomar decisiones en conjunto de manera más informada y, por ende, se incrementa la productividad en sus operaciones diarias.
Facilita la Accesibilidad a la Información
«Desde cualquier lugar, en cualquier momento» es la frase que caracteriza al Digital Workplace. En ese sentido, los trabajadores pueden acceder a la información empresarial de manera fácil y rápida, se agiliza el flujo de trabajo y se potencia la capacidad de los trabajadores para reaccionar ante situaciones eventuales relacionadas con sus responsabilidades laborales.
Ofrece Mayor Flexibilidad, y con ello un Mejor Employee-Engagemente
El 58% de ejecutivos reporta mejoras en la productividad individual de sus trabajadores al brindarles una mayor flexibilidad en el trabajo como la modalidad de trabajo híbrida 7. No obstante, no solo la productividad se ve optimizada como resultado de la adopción de una política flexible en el trabajo, sino también el employee-engagement, es decir, el compromiso de los trabajadores, su lealtad y satisfacción con la empresa debido a las facilidades y ventajas competitivas que les otorga.
Integra y Sinergiza las Herramientas y Sistemas Empresariales
En un Digital Workplace uno de los objetivos principales es crear un ecosistema tecnológico coherente, armonizado, de valor y que sea viable en términos organizaciones, es decir, que los trabajadores estén dispuestos a usar y que posean los conocimientos técnicos necesarios para poder operar. Uno de los principales problemas en un entorno de trabajo no integrado es el número de aplicaciones de las que se dispone en la empresa y la navegación entre las mismas. En promedio, empresas grandes, desplegan entre sus sistemas un total de 187 aplicaciones 8. El integrar las distintas herramientas empresariales reduce la fricción que los trabajadores pueden experimentar al utilizar múltiples plataformas no conectadas.
Automatiza Procesos para Reducir Tiempos y Costos
La automatización no solo reduce la carga de trabajo manual, sino también minimiza el riesgo de errores humanos y retrasos, con lo cual reduce tiempos y costos. Precisamente, una de las aplicaciones más comunes de automatización en las empresas tiene que ver con la implementación de RPAs (Robotic Process Automation). En efecto, el 39% de empresas aprovecha la IA para utilizarla en la implementación de sus RPAs 9. De esa forma, las empresas liberan sus recursos y los canalizan hacia áreas más estratégicas.
Se Fomenta el Work-Life Balance, y con ello Mejora la Satisfacción de los Trabajadores
El Digital Workplace, además de la flexibilidad y agilidad en el trabajo que ofrece, también brinda a los trabajadores una mayor autonomía y fomenta un equilibrio saludable entre la vida personal y profesional. Esto es fundamental al momento de mantener a los empleados motivados y comprometidos con la empresa, puesto que se les permite la opción de poder gestionar mejor su tiempo y espacio de trabajo en beneficio de ellos mismos y, como consencuencia, de la empresa.
Implementando el Digital Workplace
Tan solo el 26% de las empresas considera en madurez su estrategia de Digital Workplace 10. Implementar el Digital Workplace en una empresa no es tarea fácil. Es un proceso que involucra conocimiento especializado acerca de las tecnologías y herramientas que más se alinean a la empresa, tanto en viabilidad técnica, económica, como organizacional. Además, en sincronía con la gestión de la implementación de las mejores tecnologías, está de por medio la necesidad de gestionar el cambio en la empresa y las personas, los principales agentes de cambio.
A continuación, se presenta la secuencia de pasos estratégicos que toda empresa debe considerar si lo que busca es implementar un Digital Workplace exitosamente:
Diagnóstico Inicial
En primer lugar, se debe realizar un diagnóstico exhaustivo del estado actual de la empresa: estudiar la viabilidad técnica, económica y organizacional de implementar el Digital Workpalce. Así, se deben evaluar la infraestructura tecnológica actual de la empresa, su presupuesto disponible y la capacidad o limitaciones de sus trabajadores para adoptar las nuevas tecnologías.
El diagnóstico busca identificar aquellas herramientas y sistemas que ya están en uso, cuáles son efectivas y cuáles necesitan actualización o reemplazo. Cabe resaltar que se deberán analizar los procesos internos de la empresa con el objetivo de determinar si están alineados con las mejores prácticas digitales y si pueden ser optimizados mediante la implementación de nuevas tecnologías.
Asimismo, la competencia técnica de los trabajadores es esencial al momento de elegir aquellas tecnologías que se implementarán. En caso se identifiquen brechas de habilidades digitales, será necesario implementar programas de formación que permitan compensar la falta de conocimiento.
De esta manera, se establece un punto de partido claro y realista, lo cual será esencial para poder establecer una hoja de ruta que permita guiar a la empresa en la estrategia e implementación del Digital Workplace.
Planificación Estratégica
Se debe establecer una visión clara del Digital Workplace que se desea construir, y definir sus objetivos de forma tal que estos permitan guiar efectivamente a la empresa en la implementación del Digital Workplace y a cuantificar su éxito en el tiempo.
Cabe resaltar que uno de los aspectos más importantes en esta fase consiste en mantener involucradas a las partes interesadas pertinentes, aquellos líderes de equipo y gerentes de TI, al igual que a la Alta Dirección de la empresa, con la finalidad de garantizar el acuerdo y la fluidez en las comunicaciones en la empresa, tanto vertical como horizontalmente.
Desarrollo del Plan de Implementación
Una vez ya se hayan definido la visión y objetivos del Digital Workplace de la empresa, es necesario construir la estrategia que permitirá hacer realidad el cambio. Estamos hablando del plan de implementación del Digital Workplace.
Se debe empezar definiendo la arquitectura tecnológica del Digital Workplace y la organización del personal que será requerido. Se debe plantear:
- Cómo se comunicará la estrategia a todos los niveles de la empresa
- Cómo se involucrará a los trabajadores en el proceso
- Cuáles procesos serán optimizados
- Cuáles tecnologías serán actualizadas, reemplazadas o implementadas
- Cómo se gestionará la resistencia al cambio
- Cómo se llevará a cabo la capacitación y desarrollo de las habilidades de los trabajadores
Como output de esta etapa, se debe incluir un cronograma detallado que indique las fases de implementación, los recursos que seán necesarios para cada etapa, y los responsables asignados a cada tarea e hitos.
Implementación en Fases y Monitoreo del Progreso
La implementación de un Digital Workplace debe realizarse en fases para minimizar riesgos y garantizar una transición fluida y sencilla. Comenzar con una fase piloto permite probar las nuevas herramientas y procesos en un entorno controlado y mínimo representativo, obtener feedback de aquellos trabajadores que hayan participado y realizar ajustes para el posterior despliegue a escala.
En primer lugar, es necesario validar la fase piloto. Luego, recién será posible comenzar con la implementación gradual del Digital Workplace. Se recomienda comenzar por aquellas áreas o departamentos que puedan beneficiarse más rápido de las nuevas tecnologías que se implementen.
Es fundamental monitorear el progreso de cada fase a través de la utilización de indicadores clave de rendimiento (KPIs o Key Process Indicators). Esto se realiza a fin de evaluar si se están cumpliendo o no los objetivos establecidos en la etapa de planificación estratégica. Además, el monitoreo continuo permitirá identificar posibles problemas a tiempo y realizar los ajustes necesarios para asegurar que la implementación se mantenga en el camino y tiempos correctos.
Desarrollo de Personas y Conocimiento
Incluye la capacitación de los trabajadores de manera continua y el ofrecerles soporte a lo largo de la fase de transición hacia un Digital Workplace. Es fundamental que se desarrolle un plan de formación que permita instruir a los trabajadores en el uso de las nuevas herramientas y tecnologías que se incorporarán a la empresa, y que se adapte a los diferentes niveles de competencias digitales en la misma.
Asimismo, es esencial que se proporcione a los trabajadores un sistema de soporte técnico que permita resolver cualquier problema que surja durante la implementación del Digital Workplace. De esta forma se evitará que los trabajadores se topen con problemas que no puedan solucionar inmediatamente y que afecte su experiencia, en especial, en las primeras intancias de la implementación del Digital Workplace.
Fomentar la Cultura del Digital Workplace
Por último, es necesario fomentar en todo momento una cultura organizacional que apoye y potencie el uso del Digital Workplace, lo cual implica promover una cultura de colaboración abierta, comunicación y adaptabilidad al cambio. Aquellos responsables de liderar el Digital Workplace deberán ser modelos a seguir en el uso de las nuevas tecnologías y herramientas implementadas en la empresa, de forma tal que se pueda inspirar a los trabajadores a hacer lo mismo. Esta cultura se debe incentivar basándose no solo en la mejora de la productividad de la empresa, sino también en el rendimiento de los trabajadores, su desarrollo profesional y su experiencia con las nuevas herramientas y tecnologías.
Digital Workplace como Solución Estratégica para tu Empresa
En los últimos años, el Digital Workplace ha venido cobrando más y más importancia en las empresas de todo el mundo, al punto de ser considerada, hoy en día, como una prioridad estratégica. De hecho, para el 72% de empresas a nivel mundial, el Digital Workplace es de extrema o mucha importancia 11.
Digital Workplace no es tan solo una tendencia innovadora que pone a prueba a la tecnología en un modelo de organización del trabajo eficiente. También, es una solución estratégica que permite mantener la competitividad de las empresas en base a 2 pilares principales: su productividad y su enfoque en el trabajador.
Implementar un Digital Workplace significa transformar la manera en que los trabajadores se comunican, colaboran y acceden a información empresarial, lo cual tiene como resultado una mejora sustancial en beneficio de las empresas: producitividad, eficiencia y satisfacción de su fuerza laboral.
Digital Workplace no es tan solo una oportunidad de obtener mayores ratios de productividad para las empreas, aunque muchas veces sea considerado simplemente como tal. También lo es si se busca atraer talento mejor cualificado, y si se busca mejorar la experiencia de los trabajadores y con ello los ratios de retención del talento, a la vez que se prepara a la empresa y a su fuerza laboral para un futuro mucho más prometedor en donde converjan la tecnología y la cultura employee-centric.
Fuentes y Lecturas Adicionales
1. Team, B. (2024, March 13). Smartphone Usage Statistics. Backlinko.
4, 5. Qué es el digital workspace y cuáles son sus beneficios en 2024. intranet.ai.
7. What executives are saying about the future of hybrid work. (2021, May 17). McKinsey & Company.
8. Businesses At Work 2022 Report | OKta. Okta, Inc.
9. The state of AI in 2022—and a half decade in review. (2022, December 6). McKinsey & Company.
11. Report: The State of the Digital Workplace 2024 from Reworked.
